企業紹介・事業内容について

森永さん：新冠町商工会では、商工会会員企業さまの支援をメイン業務としておりまして、主に相談対応になるのですが、税務や社会保険をはじめ、その他では地域振興や福祉に絡む仕事に従事させて頂いております。 その中で私は商工会・観光協会総括業務、会員事業所経営改善普及業務全体、情報化対策（DX振興）等普及業務を担当しております。 渡邊と高橋は、商工会経営改善普及事業、会員事業所の税務、金融、労務関係支援、地域振興事業を担当しております。

Larkを導入する前の状況をお聞かせください

森永さん：これまではやはり紙ベースの作業が本当に多く、仕事の生産性が上がらなかったですね。日々の通常業務に加えて、会議のあとは常に印刷を行い、紙ベースで議事録をまとめる作業が当たり前でした。特に大きい会議として総会が挙げられますが、総会で紙の量は非常に多く、総会で職員の方々用に資料(約50頁)を印刷して製本した状態で配布するのですが、約20,000枚の紙を1.5日かけて対応しなければならない状況でした。こういった非生産的なワークフローを根本的に見直す必要があると考えていました。 商工会の外部関係者への周知も結構工数が取られていました。商工会が会議を取り仕切るのですが、一度では伝わらないことも多、何回か電話をかけたり、一部では別のコミュニケーションツールを使いながらフォローアップを行う作業が常にありました。 別のコミュニケーションツールも便利ではあるのですが、グループを作るとそのグループ内だけの話で閉じてしまうことが多く、業務においては使いづらさを感じていました。

Larkを導入しようと思った決め手を教えてください

森永さん：地域おこし協力隊の職員の方に勧めていただいたのがきっかけでした。そこから、職員の稲邊と高橋にもLarkの存在を共有し、早速使ってみると二人から「これは凄いツールなので、ぜひ導入しましょうよ！」という話になりました。Larkなら、冒頭でお話した別のコミュニケーションツールができないことを簡単に実現できる唯一無二のツールなのではと感じましたね。機能がかなり充実していますが、特にメール機能とカレンダー機能とも連携できるのは大きなメリットであると感じています。 稲邊さん：あとはLarkの担当者の熱量、きめ細やかなサポートも導入に至った要因ですかね。新冠町には都心の方からこのようなサポートと言いますか、サービスの話がさほど回ってこないのですが、Larkの営業の方はわざわざ東京から足を運んでくださり、私たちの困りごとに真摯に向き合い解決策をいくつも提供してくださいました。些細なことでもLarkを通じて相談できるので、本当に良かったなと思っています。承認機能も非常に便利ですね。場所を選ばずに承認行為ができるだけではなく、今どのような承認プロセスなのかがチャットを通じて把握できるのですごく優秀だなと思います。特に自分は上司の森永に承認を仰ぐ立場なのですが、以前と比べて承認スピードも速まり助かっているのは事実です(笑)

新たなツール導入に当たり社内からの反対意見などはありませんでしたか？

稲邊さん：反対意見というか、自分たちが本当に使いこなせるのか？といった不安の方が大きかったのだと思いますね。ITツールというと難しい印象がありますが、Larkは直感的に操作ができ、職員への説明もほとんど行うことなく、スムーズに連携できるようになった点は凄く大きな点だったと思います。導入からそんなに経っていませんが、毎回Larkを触るたびに新しい発見があるので、そういった点も職員から支持されている点なのではと思いますね。 森永さん 稲邊の言う通り、反対ではなく不安はあったのは事実ですが、Larkに対する大きな可能性を感じて、将来的にLarkを駆使したDXの世界観を作りたいというという強い使命感の元、私と稲邊、高橋の三人が旗振り役となり推進してきました。

実際にどのようにLarkを使っているか教えてください

業務日誌

稲邊さん：例えば、商工会では毎日の会議や来訪者とその詳細を記録に残す必要があり、業務日誌を毎日作成しています。今まではWordで記入し、紙に印刷して、指導員、職員、補助員、次長と会長まで印鑑を押してもらい、その一連の流れは２週間くらいかかる場合もあります。Larkに切り替えた後に、まず会議の内容をLarkのカレンダーや自動議事録で自動的に残るので、記入事項自体が簡素化されます。また、LarkDocsに既読するかどうかをチェックできる情報収集機能があるので、一々ハンコを押して回す必要もなくなり、スマホやパソコン上でボタンを押すだけで完了になります。これでLarkDocsに毎日の業務日誌をまとめることになり、毎年300枚程度の紙を1枚にぎゅっと集約できたことに対して、職員みんなが驚きましたね(笑)

  日本においてLarkの導入企業はまだまだ少ないと思いますし、DXを浸透させることができている企業は少ないと思っています。Larkを中心に自社の生産性を向上させながら、日本の多くの会社のDXを支援して生産性を向上し日本を盛り上げていきたいと考えています。Larkを活用できるようなモデル企業になりたいですね。  なぜなら、Larkなら本当に生産性が上がり社内のコミュニケーションも活性化します。多様な機能を備えている便利なスーパーアプリであるLarkを世の中に一社とも多い企業に知ってほしい思いがあります。  弊社がLarkを使いこなせる企業として、コンサルティングのパートナーとしてやっていけるとすごく嬉しいですね。

運転日報

高橋さん：また、商工会の共用車の使用をきちんと報告する規程があり、それも今まで全て紙で記録していました。Larkではスマホよりフォーム形式で入力ができるようになりました。使用時間と走行距離数が自動計算され、誰がいつ提出したかもシステム上に記録されるので、だいぶ楽になりました。一年で計算すると50時間程度時間短縮ができましたね。

Lark導入後、どのような効果がありましたか？

稲邊さん：先ずは、チーム職員とのコミュニケーションが圧倒的に増えたことですね！ 個々人のスケジュールやプロジェクトがLarkのカレンダーやチャットを通じて可視化できるので、この点だけでも私たちにとっても大きな変化です。これまでは、Ａさんが情報を知っているもののＢさんは知らないなど、不信感を募ることも正直ありました。 また、これまでは複数のコミュニケーションツールやSaaSサービスを利用していたのですが、Larkに切り替えることで年間約40万円を削減できる見込みです。 まだLarkを導入したばかりですので、今後その他の既存ワークフローをLarkで一元管理することでかなり大きなコスト削減が出来るのではと考えていますね。 高橋さん：あとはコロナ渦になり、物理的に対面でのやり取りが遮断され、そのタイミングから職員同士のデータ共有が全くできておらず、事務所に電話をかけて逐一確認したり、事務所にわざわざ必要なものを取りに行ったりするなど非常に非効率でした。Larkでは、あらゆるデータを専用クラウドに保存することが出来ますし、データセキュリティもしっかししていますので、在宅勤務中も仕事の流れを止めず、安心して作業することが出来たので非常に助かりました。商工会では巡回指導がメイン業務のひとつとして挙げられますが、こういったクラウド型のツールがあると働き方を大きく改革することができます。PCがその場に無くても、現場にてモバイルでスピーディに対応できるのでありがたいですね。

最後に今後実現したいことはありますか？

森永さん：やはり新冠町エリアにおけるLarkを使ったDXモデルを早期に確立させ、このモデルを全国に広げ、全国のあらゆる企業にとって当たり前のツールとして定着させたいですねそのためにも先ず着手すべきことは色々あります。一つはやはり新冠はデジタル導入の遅れがあるので、ここをぜひ変革していきたいと考えています。まだ会議などの報告については、紙で行う義務があるものの、そういった状況下でも先行事例として、Larkで新しい取り組み(DX化)を積極的に行っていきたいですね。

稲邊さん：商工会会員様への周知で合ったり、伝達そのものが紙なので、そこをLarkに切り替えることで大幅な業務効率と紙の削減にも大きく繋がると考えていますので、ぜひここの改革に取り組みたいですね。また、インバウンド対策も行っていきたいです。最近ではまた訪日外国人観光客が増加してきましたが、この窓口対応(新冠観光協会)にもLarkの翻訳機能が最大限に活かせるのではと思っています。

高橋さん：昨今問題視されている2025年問題にも関連してきますが、少子高齢化を受け、この新冠エリアは2045年には人口が現在の半分になるという試算統計が出ています。 今の働き方を変えない限り、人手不足問題を背景に新冠はもちろんのこと、多くの地方自治体がこれからどんどん衰退していくと考えています。 少子高齢化に対する解決策としてLarkを活用し、生産性最大化を達成し、このモデルを地域の会員さんに広げていくことが私たちの使命でもあると考えております。

新冠商工会の皆さまの更なるデジタル改革に、今後もLarkは注目して参ります！